Devolutivas em processo seletivo de design

Devolutivas em processo seletivo de design

Quero compartilhar alguns aprendizados sobre uma prática quase que inexistente em nosso mercado, o feedback estruturado em cases de design e a devolutiva negativa.

Contexto

Um mercado mega “aquecido”, muitas vagas, muitas oportunidades, muitas promessas e pouca satisfação do que aconteceu durante o processo seletivo.

Neste contexto temos muitas pessoas convidando para participar de processos seletivos de vagas com uma narrativa super encantadora, em empresas com uma extensa lista de benefícios, porém durante o processo esse encanto e essas promessas vão ficando para trás, e mesmo quando as pessoas nem chegam a fazer parte do quadro de funcionários da companhia, durante o próprio processo seletivo podem se frustrar bastante com a postura das empresas.

Nos últimos anos tenho conduzido uma infinidade de processos seletivos para compor os times que liderei, de lá para cá são incontáveis a quantidade de profissionais que já tive oportunidade conhecer e conversar sobre seu trabalho e vida pessoal. Alguns deles eu tive a felicidade de contratar e hoje fazem parte dos nossos times, mas a maioria dessas pessoas não seguiram em diante.

Durante esse período uma coisa que ficou claro é que, as empresas e as pessoas não têm o costume de fazer uma devolutiva estruturada para quem não foi aprovada no processo seletivo. A maioria destas pessoas recebem uma resposta automática via e-mail sem muitos detalhes que justifique o motivo da negativa e quais são os pontos de melhoria para ajudar as pessoas candidatas a entenderem o motivo de não ter passado naquela oportunidade, e assim poder atuar na melhoria para suas próximas entrevistas. 

Processo seletivo de design

Inicialmente para dar contexto gostaria de explicar como é o processo seletivo de design (simples) que conduzimos, e pode ser semelhante com o processo praticado em outras empresas. 

Basicamente o processo se inicia (1) via uma aplicação da própria pessoa candidata, ou via indicação, ou via convite direto,  (2) seguimos para uma conversa inicial com objetivo de conhecer a pessoa, seu histórico e trajetória profissional, (3) em seguida convidamos a pessoa para apresentar um case, na ocasião, algo que ela já tenha executado em experiências anteriores e não uma demanda para produzir algo exclusivo para nossa empresa. Depois da apresentação do case, (4) fazemos uma devolutiva para as pessoas de como foi a avaliação do nosso time sobre o material apresentado, e se ela passar, (5) passa por uma entrevista de cultura com o time de pessoas (famoso RH), se tudo correr bem seguimos para (6) a oferta de trabalho com os benefícios, remuneração, etc. Caso a pessoa aceite a oferta, ela inicia o processo de contratação e depois onboarding no time.

A devolutiva e o feedback estruturado

Agora que já temos uma visão geral do processo, vamos focar especificamente na etapa da devolutiva e feedback estruturado.

O objetivo dessa etapa é fazer cumprir a promessa de um processo seletivo humanizado e que seja de verdade uma “via de mão dupla”, onde a pessoa que aceitou participar do processo irá sair no outro lado com o benefício real, o feedback (aprendizado), e a empresa, no que lhe concerne, se o a pessoa candidata cumprir todos os requisitos, terá um novo colaborador(a). Essa deveria ser a promessa de ganho real para os dois lados.

Visto que está etapa é o fechamento de um ciclo, quando deixamos de fazer uma devolutiva com feedback estruturado para as pessoas que participaram do processo seletivo estamos negando uma camada de conhecimento que cada pessoa poderia usar para aperfeiçoar e eventualmente se sair melhor em processos futuros.

Cada pessoa que participou do processo despendeu tempo e energia para participar das conversas, preparar um case e apresentá-lo, então deveria ser o mínimo que fazemos, em contrapartida, é dedicar tempo para levar informações relevantes para cada uma dessas pessoas sobre a avaliação que conseguimos fazer do trabalho e da capacidade profissional em relação à vaga que pretendemos preencher.

O bloqueio psicobiológico por trás da ausência da devolutiva negativa

Conversando com alguns amigos de trabalho e também outros profissionais de mercado pude notar um padrão em torno desta ausência da devolutiva para uma negativa. Todos nós sabemos que não é fácil falar de forma avaliativa de outras pessoas, não temos de fato a cultura da troca de feedbacks de forma honesta entre as pessoas em nossa sociedade na totalidade, logo, no contexto profissional não seria diferente.

Escutei de alguns profissionais coisas do tipo: 

  • “Ah eu não tenho essa carona de chegar para falar com a pessoa”
  • “Nossa eu me sinto um pouco desconfortável de fazer essa etapa, então eu peço para as pessoas do time de RH”
  • “Nossa, você faz devolutiva com todas as pessoas que você entrevista! Isso não te toma muito tempo?” 

Essas e outras justificativas (não tão justificáveis assim) estão por trás da ausência dos feedbacks de negativas. Realmente não é uma coisa fácil conduzir esse tipo de conversa, mas dado que assumimos um compromisso unilateral, o combinado deve ser cumprido.

O que escutei das pessoas candidatas nas devolutivas negativas

Durante as conversas de devolutiva negativas, sempre abro um espaço para escutar as pessoas. Vou listar aqui os que de forma unânime surgiu em todas essas conversas: 

  • “Nossa eu nunca recebi um feedback tão estruturado dessa forma”
  • “A maioria das pessoas só manda um e-mail automático, e não dá para saber exatamente em qual parte não fomos bem no processo”
  • “Eu particularmente odeio receber um e-mail como resposta do processo seletivo”

Além desses relatos todas as pessoas agradeceram muito por terem a oportunidade de ter recebido o feedback estruturado listando os pontos de melhoria e explicando como isso se correlaciona com o motivo da não continuidade na vaga.

Dicas para fazer uma boa devolutiva

Bom separei aqui uma série de dicas para que após essa leitura você repense a forma de como vai encerrar um ciclo de um processo seletivo com cada uma das pessoas que dedicaram tempo e esforço para ingressar na sua empresa.

Alinhamento de expectativas: é sempre importante na primeira oportunidade que tiver uma conversa (presencial ou remoto on-line) com a pessoa que você dê uma “timeline” completa de como funciona o processo, de quais as etapas, quanto tempo, quais são as pessoas que vão participar em cada uma delas e qual que é o combinado final, ou seja, se no combinado tem uma devolutiva, independente do resultado, isso deve ficar claro desde a primeira conversa.

Tome notas ao longo do case: durante a apresentação do case anote quais são os pontos positivos e os pontos de atenção identificados durante, essas anotações são de extrema importância para você conseguir dar um feedback estruturado com pontos relevantes. E acredite, não subestime essa etapa, nossa memória é curta e volátil.  É quase que vergonhoso você agendar uma devolutiva e não se lembrar nem qual foi o projeto apresentado para poder conversar sobre, e justificar o motivo da decisão.

Faça um debriefing pós-case: após apresentação do case tente se reunir com as pessoas que participaram da banca para coletar opiniões, fazer um debriefing de como foi apresentação e quais são as considerações de cada um. Faça anotações também das considerações da banca que participou elas vão ajudar na consolidação da devolutiva.

Agende uma conversa de no mínimo 30 minutos: para fazer a devolutiva, essa conversa pode acontecer via videoconferência, presencial ou apenas via audio em uma ligação. É importante que esse agendamento seja feito o mais breve possível para o bem dos dois lados, não é legal que a pessoa fique esperando muito tempo por uma resposta e também pode prejudicar a qualidade do feedback se passar muito tempo e você eventualmente perder alguma informação sobre o case apresentado.

Durante a devolutiva: inicie a conversa contando sobre o objetivo da devolutiva e deixando claro e que não é sua opinião, e sim uma conclusão do grupo do qual você cumpre o papel de ser o porta-voz do grupo avaliador em nome da empresa.

É recomendável começar listando os pontos positivos e o que foi evidenciado pelos participantes e em seguida entrar nos pontos de atenção. Ao percorrer esse caminho nessa ordem, já começa a ficar evidente para a pessoa candidata se ela foi bem ou não no case, e assim você pode entrar na conclusão da decisão do grupo. Deixando um espaço para escutar também o que ela acha dos feedbacks.

Mantenha as portas abertas: um dos principais objetivos da devolutiva estruturada no caso de uma negativa é que a pessoa saia com informações relevantes para melhorar e conseguir uma melhor avaliação em um próximo processo seletivo. Tendo isso como verdade, se você falou os principais pontos de melhoria e essa pessoa conseguir trabalhar em cima disso, essa pessoa deveria estar apta a aplicar para o processo novamente em um futuro próximo. Por isso é importante que você deixe a porta aberta fazendo um convite para que uma situação futura. Essa abertura ajuda a deixar claro para pessoa que a conclusão atual não é uma avaliação totalitário sobre o seu perfil profissional e sim sobre o momento em que ela está profissionalmente e a necessidade da empresa, ou seja, em um futuro próximo essa pessoa poderia sim, participar do quadro de funcionários da companhia.

Dica bônus: eu particularmente gosto de me colocar a disposição para contribuir com os pontos de atenção, com indicações de leitura, cursos ou de práticas comportamentais. Essa é uma iniciativa minha pessoal e não da empresa, pois entendo que esse é um dos meus propósitos pessoais, contribuir com o desenvolvimento pessoal e profissional das pessoas.

E ai, vamos mudar essa prática em nosso mercado?

Espero que esse conteúdo te ajude a repensar a forma que conduz processos seletivos e qual é a contribuição que você deixa para o mercado e para cada uma das pessoas que interagiu com você nessa jornada.

Agradecimento especial ao Rodrigo Peixoto pela revisão deste texto.

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